Agent devis
- Barème de prix et remises
- Règles de TVA et d'acompte
- Format de vos devis
- Ce qui doit vous être soumis
Le carnet de bord
Tout ce qui fait votre entreprise, écrit une fois pour toutes.
ChatGPT ne connaît ni vos prix, ni vos clients, ni vos règles. Le carnet de bord, si. C'est lui qui permet à vos agents de travailler comme vous le feriez.
Ce qu'il contient
Six chapitres, écrits avec vous.
Vos process
Comment une demande arrive, qui valide quoi, dans quel ordre.
Vos prix et conditions
Barèmes, remises, TVA, acomptes, délais de validité des devis.
Vos clients et votre historique
Affaires passées, devis perdus, clients particuliers.
Votre savoir-faire
Règles métier, fiches techniques, ce qu'un nouvel employé mettrait des mois à apprendre.
Vos outils
Messagerie, logiciel de devis, agenda, modèles de mails.
Vos exceptions
Ce que vous ne faites pas, les cas à vous transmettre, les clients à traiter à part.
Exemple réel
Un extrait du carnet de Plomberie Martin.
Notre entreprise de démonstration. Des règles simples, en français, que l'agent applique à la lettre et que vous pouvez relire.
ZONE D'INTERVENTION Zone 1 (moins de 15 km, déplacement 45 € HT) : Strasbourg, Illkirch, Ostwald… Hors zone : on décline poliment, sans rien promettre. CRÉNEAUX DISPONIBLES (ne jamais en proposer d'autres) jeudi à 9 h, jeudi à 14 h, vendredi à 10 h, lundi à 8 h 30. URGENCE, et seulement dans ces cas fuite active, dégât des eaux, plus du tout d'eau, WC qui déborde. Eau tiède ou robinet qui goutte ne sont PAS des urgences. À TRANSMETTRE À JULIEN réclamation, demande de plus de 5 000 €, question juridique.
La différence
Trois façons de donner du contexte à une IA.
| ChatGPT ou Claude seul | Un projet avec vos fichiers | Le carnet de bord | |
|---|---|---|---|
| Ce que l'IA sait | Des généralités, rien sur vous | Ce qu'il retrouve dans vos documents, au hasard des recherches | Vos règles, écrites et classées, sans contradiction |
| Vérifié par vous | Non | Rarement : vieux tarifs et doublons se mélangent | Oui, relu avec vous et daté |
| Utilisable par des agents | Non | Partiellement | Oui : chaque agent reçoit uniquement sa partie |
| À qui il appartient | À l'éditeur | À l'éditeur | À vous, exportable à tout moment |
Chaque agent reçoit sa page
Moins d'informations, moins d'erreurs.
Un agent qui ne reçoit que ce qui concerne sa tâche est plus fiable, plus rapide et plus facile à vérifier.
Agent demandes clients
- Zone d'intervention et horaires
- Créneaux réellement libres
- Réponses aux questions fréquentes
- Cas à vous transmettre
Agent relances
- Échéances et délais de paiement
- Ton à employer, relance après relance
- Quand passer la main à un appel
Questions
Écrire, mettre à jour, récupérer.
Qui écrit le carnet de bord ?
Nous, à partir de quelques entretiens avec vous ou la personne qui connaît le sujet. Vous relisez et validez chaque chapitre.
Combien de temps cela me demande-t-il ?
Quelques heures d'entretien au démarrage, puis de courtes relectures. Nous faisons le travail de rédaction.
Comment est-il mis à jour ?
Chaque fois que vous corrigez l'agent ou que vos prix changent, la règle est ajoutée ou modifiée dans le carnet.
Est-ce qu'il m'appartient ?
Oui. Il est exportable à tout moment, et vous le gardez si vous arrêtez.
Et si un meilleur modèle d'IA sort ?
On le branche. Le carnet de bord reste le même : c'est lui qui contient la valeur, pas le modèle.
Écrivons le carnet de bord de votre entreprise.
Trente minutes pour identifier ce que vos agents doivent savoir, et par lequel commencer.